Se debe buscar de definir el objetivo ya que la propuesta abarca 2 temas distinos:
1) Control de navegacion = Proxy, recomendado squid bajo LINUX.-
2) Compartir Documentos: Active Directory en windows o Samba en LINUX.-
Si todos los sitios son remotos, una buena opción es googledocs configurando simplemente cuentas de correo GMAIL y ya hay chat incluido , Mail, etc.-