Training Coordinator

GP Strategies trabalha para organizações nos setores público e privado entregando soluções para melhoria do desempenho e treinamentos de alto impacto. Temos uma estreita parceria com os nossos clientes para desenvolver e gerenciar, desde programas de liderança e tecnologias de aprendizagem a para apoiar os seus programas de investimento em capital humano. Atendemos a um terço das companhias que fazem parte do Fortune 500.<br /><br />Nossas ações estão na Bolsa de Nova York  (NYSE: GPX) e empregamos mais de 3.500 profissionais em todo o mundo. GP Strategies foi nomeada uma das top “100 Empresas Que Mais Crescem" da revista Fortune em 2013, com escritórios em expansão em todo os Estados Unidos, Canadá, América Latina, Europa, Oriente Médio e Ásia. Anualmente, A GP Strategies tem sido classificada como "Top 20" no setor de treinamento.<br /><br /> RESUMO DAS ATIVIDADES:<br /><br />O candidato selecionado será responsável pela supervisão e implantação de todas as funções administrativas de entrega de treinamentos, formação de alunos, agendamento de instrutores e turmas, organização do apoio logístico (equipamento demo, reparos, refeições para turmas de inscrição aberta, etc.). Também será responsável pela interface comercial com distribuidores e clientes, para  prover informações de orçamentos e faturamento junto ao cliente.<br /><br />Deveres e responsabilidades fundamentais:<br /><br />Agendamento de turmas e logística:<br /><br />•Utilizar o GP Strategies Instructor Management System (RIMS) para rastrear todas as atividades de entrega de treinamento e dados de previsão financeira.<br />•Agendar os instrutores adequados para entrega dos treinamentos confirmados de acordo com as competências exigidas pelo treinamento. Buscar instrutores em outras unidades da GP Strategies quando necessário.<br />•Garantir que o instrutor receba a confirmação de treinamento gerada pelo RIMS incluindo título do treinamento, local do treinamento, número de alunos, contatos no cliente, material necessário e outras informações relevantes para a atividade de treinamento.<br />•Agendar e coordenar a entrega dos materiais de treinamento no mínimo dois dias úteis antes do início do treinamento.<br />•Coordenar a solicitação dos materiais de treinamento após a confirmação da turma.<br />•Monitorar as matrículas dos alunos, discutir disponibilidade de horário e data alternativas, comunicar informações-chave de treinamento e enviar certificados de conclusão do curso.<br />•Solicitar nomes de contatos / endereços de distribuidores. Fazer o acompanhamento de ligações e e-mails de lembrete.<br />•Coordenar configuração das turmas alinhando informações do instrutor e do cliente.<br />•Coordenar todas as atividades de transporte e logística referentes aos horários das turmas.<br /><br /> Agenda de Treinamento:<br /><br />•Alinhar com a GP Strategies e nosso clientel o processo de cancelamento de turmas devido ao baixo número de inscrições com no mínimo duas semanas de antecedência e devido a não existência de inscrições com no mínimo três semanas de antecedência.<br /><br />•Atualizar e manter atualizado todas as agendas de treinamento nos sistemas RIMS, SAP e/ou CSOD.<br /><br />•Monitorar todas as turmas para garantir que todos os materiais necessários estarão disponíveis quando forem necessários. Intervir sempre que necessário para garantir que os materiais estejam disponíveis de acordo com o planejado para o treinamento.<br /><br />•Fazer o acompanhamento dos alunos que estão nas listas de espera para providenciar as respectivas matrículas e confirmar a matrícula ou reagendar conforme necessário antes de início do treinamento.<br /><br />•Estabelecer um relacionamento profissional com os gestores dos fornecedores para garantir que todos os requisites dos treinamentos sejam cumpridos.<br /><br />•Providenciar pesquisa de satisfação e qualidade ao final de cada treinamento.<br /><br /> Faturamento e resolução de conflitos<br /><br />•Providenciar de forma apropriada e oportuna o faturamento de todos os treinamentos entregues sob sua responsabilidade.<br /><br />•Dar suporte para GP Strategies e nosso cliente em todos os eventuais problemas de faturamento ou insatisfação junto ao cliente.<br /><br />•Revisar as avaliações de satisfação e qualidade a cada treinamento entregue e providenciar recomendações para melhoria contínua.<br /><br /> Propostas:<br /><br />•Revisar as propostas da cliente e providenciar os recursos de suporte necessários.<br /><br />•Encaminhar as propostas de treinamento da cliente para os gestores da GP Strategies.<br /><br />•Notificar imediatamente os gestores da clilente e da GP Strategies quando houver conflitos entre instrutor, estações de trabalho, materiais, escopo ou agenda e a proposta de treinamento apresentada.<br /><br />•Indicar e coordenar as atividades do instrutor adequado para ajudar com a revisão proposta e preparar lista de tarefas de treinamento.<br /><br />Apoio ao crescimento:<br /><br />•Trabalhar em estreita colaboração com a equipe regional da cliente e com os especialistas em vendas da GP Strategies, atuando de forma proativa no fornecimento de informações relevantes sobre a programação de turmas e treinamentos, para garantiro preenchimento de lugares vagos.<br /><br />•Construir e manter um relacionamento profissional e produtivo entre clientes e fornecedores para gerar oportunidades de vendas.<br /><br /><br />